スカウトメールの返信率を上げるコツ5選！平均返信率や起こりやすいNGポイントも解説

2024年

人材獲得競争が激化する中、求職者に直接メールでアプローチできる「スカウトメール」という手法が注目されています。自社が求めるターゲットを絞り込むことができ、効率的な採用につなげられるメリットがありますが、なかなか返信が来ないことでお悩みの採用担当者の方も多いかもしれません。そこで本記事では、スカウトメールで避けるべきNGポイントや、返信率を上げるコツをご紹介します。

注目が集まるスカウトメール。気になる返信率は？

スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業が求職者に対して直接メールを送り、応募を促す方法であり、ダイレクトリクルーティング（企業側から求職者へ直接アプローチする採用手法）の代表的な手法です。

ダイレクトリクルーティングの概要については以下の記事をご覧ください。

▶ ダイレクトリクルーティングとは？メリット・デメリット、中小企業が成果を上げるポイントまで詳しく解説

あらかじめターゲットを絞って企業側から直接アプローチできるため、採用活動を効率化できるメリットがあります。特に、エンジニアをはじめ求職者に対して採用したい企業が多い売り手市場の職種では、求職者が競合他社に応募する前に自社を知ってもらう必要がありますが、スカウトメールを活用することでいち早く求職者と接点が持てます。

スカウトメールの効果

スカウトメールの平均返信率は？

まず、スカウトメールを送る際には、開封率や返信率、応募率、初回面談数などをKPI（重要業績評価指標）として置くべきです。そうすることで、現状の課題の可視化や数値改善のための方法の検討などを行いやすくなります。

特に、返信率は送付したスカウトメールの内容がターゲットに届いているか把握するための重要な指標の1つです。

スカウトメールの返信率は、企業の知名度や媒体などによってばらつきがありますが、一般的には10％ほどであり、この数値を超えていれば高い方だと言えます。

なお、採用競争の激しいポジションへの転職を求めている求職者には多くのスカウトが届くため、返信率は下がる傾向があります。

企業の採用担当者の中には、スカウトメールを実践しているものの返信率が上がらないと悩んでいる方も多いかもしれません。では、その原因は一体何なのでしょうか？

返信率が低い原因とは？スカウトメールで起こりやすいNGポイント

スカウトメールの返信率が低い場合は、求職者が返信するモチベーションを低下させるようなメールの書き方や送り方をしている可能性があります。スカウトメールの作成・送信時に起こりやすい主なNGポイントは、以下の5つです。

① テンプレート化している

誰にでも当てはまる定型文のような内容だと、なぜ自分に届いたのかわからず、特別感を持たれません。たとえば「20代の転職希望者の方」や「エンジニア経験のある方」など、あまりに幅広いカテゴリを前提としたメールが送られてくると、「自分以外にも同じメールを送っているのだろう」と思われ、読み飛ばされる可能性が高まります。

② 文章が長い

求職者には、競合他社からも数多くのスカウトメールが届いており、自社のメールを丁寧に読んでもらえる保証はありません。そうした中で長文のメールが届くと読むのが面倒になり、最後まで読まれない傾向があります。

③ 抽象的な内容が多い

会社の理念の説明など抽象的な内容に偏っていたり、具体的な仕事内容の説明が少なかったりすると入社後の仕事をイメージしづらく、応募のメリットを感じてもらいにくくなります。業界や自社特有の専門用語・抽象的な概念やワードを多用している場合も、抵抗を感じる人が増え、返信率低下の原因となってしまいます。

④ 求職者の就業時間に送ってしまっている

求職者が仕事で忙しい時間帯にスカウトメールを送っても、返信はあまり期待できません。就業時間中は私用の携帯やパソコンを使えないことも多いため、スカウトメール自体に気付かずそもそも開封されないケースもよくあります。

⑤ 応募に必要なアクションが示されていない

求職者がスカウトメールを読み、自社に興味を持ってくれたとしても、次に何をすれば良いかわからないと応募につながらず、関係が途切れてしまいます。「興味を持たれた方はこちらのフォームからご応募ください」など、具体的な次のアクションをわかりやすく示すことが大切です。

スカウトメールの返信率を上げるコツ5選

ご紹介したようなNGポイントを踏まえ、以下ではスカウトメールの返信率を高める5つのコツをご紹介します。

① 特別感を演出する

まずは、「このメールは自分にだけ送られている」と思ってもらえるような特別感を演出することが大切です。件名に候補者の氏名を入れたり、本文冒頭でスカウト理由を明確に説明したりすることで、「私信」として受け止めてもらいやすくなり、返信率アップを期待できます。

② 文章を端的にまとめる

長文のメールは読まれにくいため、求職者が関心を持ちそうな内容を中心に、文章を端的にまとめる必要があります。たとえば、冒頭で自社のアピールポイントを長々と書いても求職者の興味をあまり惹くことはありません。忙しい中でも冒頭部分を読んで次の行動を起こしてもらえるよう、不要な内容を省き、「なぜあなたを必要としているのか」といった候補者目線に立った簡潔な文章を意識することがポイントです。

③ 求職者が知りたい情報を伝える

具体的な仕事内容や待遇、やりがい、オフィス環境など、入社後に働くイメージが湧くような情報を伝えることも効果的です。年収アップを主な目的として転職活動を行っている求職者には、同年代の社員の年収例を示したり、専門性を活かしたいと思っている求職者には具体的なポジションの説明やプロジェクトの事例などを伝えたりすると、自社に興味を持ってもらいやすくなります。

④ 求職者が確認しやすい時間帯に配信する

先に触れたように、就業時間中にスカウトメールを送っても求職者が気付きにくく、また返信する時間がないといった理由で返信が来ない可能性も高いため、あまり効果的とは言えません。反対に、仕事終わりの時間帯など、求職者がメールを確認しやすいタイミングに配信することで、開封率や返信率のアップが期待できます。特に、転職顕在層は仕事の前日の就寝前などに転職先を探す傾向があるため、こうした時間帯を狙って配信するとより効果的です。